Ön büro, konaklama işletmelerinde misafirler ile otel arasındaki ana temas noktasıdır. İşte bu noktada önemli bir rol oynar ve şu özellikleri taşır:
- Anahtar alışverişinin yapıldığı nokta: Misafirlerin odalarına giriş yaparken anahtarlarını alır ve çıkış yaparken geri alır.
- Müşteri iletişim merkezi: Müşteri isteklerini ve şikayetlerini burada işlenir. Müşteri memnuniyeti ön planda tutularak hizmet verilir.
- Yönetim ile koordinasyon sağlar: Otel yönetimi ile müşteri servisleri arasındaki iletişimi sağlar ve koordinasyonu sağlar.
- Müşteri karşılama ve uğurlama noktası: Misafirlerin ilk karşılandığı ve uğurlandığı yerdir. Bu nedenle otelin imajını oluşturur.
Ön büro departmanı, konaklama işletmelerinde en önemli birimlerden biridir çünkü müşteri deneyimini belirleyen ilk temas noktasıdır. Bu departman, müşteri taleplerini karşılamak ve memnuniyet sağlamak için sürekli olarak gelişen bir yapıya sahiptir.
Ön Büro Departmanında Organizasyon Şeması
Ön büronun organizasyon şeması, işletmenin büyüklüğüne göre değişiklik gösterir ve genellikle aşağıdaki hizmet bölümlerini içerir:
- Resepsiyon Bölümü: Misafirlerin ilk karşılaştığı noktadır ve otel kabul işlemlerini yönetir. Ayrıca şikayet ve problemleri ele alır.
- Ön Kasa Bölümü: Operasyonel olarak ön büroya bağlıdır ve finansal olarak muhasebeye bağlıdır. Kasa işlemleri bu bölümde gerçekleştirilir.
- Danışma Üniformalı Personel Bölümü: Misafirlere doğrudan hizmet verir ve onlara yönlendirme yapar.
- Rezervasyon Bölümü: Misafirlerin istedikleri tarihlerde belirli oda tipleri ve fiyatlar hakkında bilgi alabilecekleri bir birimdir.
- Santral Ofis Bölümü: Müşterilerle doğrudan temas olmasa da, iletişim sorumluluğu taşıyan bir birimdir ve iyi bir diksiyona sahip olmak gereklidir.
Ön büro departmanındaki bu hizmet bölümleri, misafirlerin memnuniyetini sağlamak ve otelin verimliliğini artırmak için bir araya gelir ve koordinasyon içinde çalışır.