Ön Büroda Kullanılan Sistemler

Manuel-Çarşaf Sistemi:

Odanın Durumunu Ayrıntılı Şekilde Gösteren plandır

Oda sayısı 50’den fazla olmayan otellerde kullanılır.
Müşterinin girişi çıkışı ile ilgili işlem ve çizelgeler elle tutulur.
Fazla personel gerektirmez, kırtasiyeci azdır.
Tek kişinin birçok işi yaptığı basit bir sistemdir, az personel çok iş politikasını güden otellerde kullanılır.

Manuel Sistemde Giriş Kayıt İşlemleri

Kullanılan Kayıt Kartı: Hotel Accommodation of Registered Form

Kartta müşterinin adı, soyadı, adresi, numarası, oda fiyatı, otele giriş çıkış saati, resepsiyon memurunun parafı gibi unsurlar yer alır.
Konaklama belgesi, otel ile konuk arasında yapılan yazılı bir akit niteliği taşır.
Müşteri resepsiyonda kimliğini ibraz eder ve formu doldurur.
Karşılıklı yazılı akit yerine geçer.
Bu akitte iki tarafı bağlayan açık hükümler bulunur. Örneğin, resepsiyonist müşterinin kimlik bilgilerini ve formu eksiksiz doldurduğunu kabul eder, müşteri de belirtilen hükümleri (emanet kasa ücreti, konaklama ödeme şekli vb.) kabul ettiğini belirtir.

Kayıt için kullanılır
- İçeriği: müşterinin adı, soyadı, adresi, numarası, oda fiyatı, otele giriş çıkış saati, resepsiyon memurunun parafı gibi unsurlar yer alır.
Dezavantajı: Müşteriler otele giriş yaparken kimlerin kaldığı hakkında bilgi sahibi olabilir ve dolu ve boş odaları görebilir.

2.Manuel Sistemde Serbest Sayfa:

Bu sistemde kayıt defterinin dezavantajı görülmez çünkü Her müşteri için ayrı sayfa kullanılır.

(Manuel Tablolar) Manuel Sistemde Oda Planları:

Oda planları kareler içine gelen müşterinin adı, soyadı, kişi sayısı, geliş-gidiş saati gibi bilgileri içerir.
Her gece balanstan sonra değiştirilerek yeni bir plan ile yeni güne başlanılır.
Kesin konuklar dışı diğerlerine ait bilgiler 2408 shiftine yazılır
Konuk ayrılırsa bilgiler üstü çizilir ve C/0 yazılır, housekeeping’den onay alındığında tüm bilgiler silinir.
Aynı odaya bir rezervasyon var ise oda boşalmadan R harfi konur
Odaların fiyatı toplanır ve günlük satış ortaya çıkar

Manuel Sistemde Kasa ve Muhasebe İşlemleri:

Müşteri hesabı takibi için maincourrant (menkurant) kullanılır. Main courrant otelin günlük gelirini de gösterir.
Müşteri otel içindeki günlük harcamasını adisyona imzalar ve bu resepsiyona gönderilir.
Bu adisyonu resepsiyonist, müşteri hesap cetveline işler. Bu sisteme bono sistemi adı da verilir.
Müşterinin siparişi kopyalı bono defterine yazılır. Departman kasiyeri bonoya veriniz damgası basar ve ilgili bölümden (oda servisi, restoran, bar) mal alır.
Kasiyer, bonoyu müşteriye imzalatır. Adını, soyadını, odasını yazar ve garsona bunu resepsiyona gönderir.
Resepsiyonist, bu bonoyu hesap cetveline işler ve bu adisyonlar maincourrant defterine de işlenir.

Manuel Sistemde Rezervasyon Kayıt İşlemleri:

Rezervasyon defteri (ajanda) veya çizelge kullanılır, rezervasyon müdür ve müdür yardımcısının denetiminde yürütülür.
“Shorta girmek” rezervasyon ile ilgili hata yapmak anlamına gelir.

Orta büyüklükteki otellerde kullanılır.
İlk Amerikan otellerine kullanılmıştır.
Manuel sisteme göre geniş bir kadrolaşmaya gerektirir.
Geniş kadrolaşmadan dolayı resepsiyon, ön kasa, rezervasyon, danışma ve santral gibi bölümler vardır.
El ile yapılan sistemden yarı otomatik makine sistemine geçilmiştir.
Genel Olarak Makinalı Folio Sistemi:
NCR42, SWEDA 1000 gibi makinelerle işlem yapılır.
Bu makinelerin kullanılmasıyla değişik matbu formları ortaya çıkmıştır. (örneğin folyo)
Bu makinelerle yapılan hataların kolayca saptanabilmesi için rulo kağıt sistemi vardır.
Müşteri kartına (folio) işlenen çeşitli harcamalar (adisyon, bonodaki miktar) makinenin içine de kaydedilir.
Bu şerit muhasebeye gider ve muhasebe departmanı da kontrol eder.
Folioların şekli her otelde neredeyse aynıdır.
Harcamalar çeşitli gruplarda toplanır, bu yüzden maincourrant tutmaya gerek yoktur çünkü makinedeki şerit ve balans kartı aynı işleve sahiptir.

Makinalı Folio Sisteminde Otelin Günlük Hasılatının (Balansının) Bulunması:

Otel, otel bilancosu adı verilen günlük müşteri folioları icmal defterini çıkartır.
Günlük otel hasılatı bir tuşa basılarak elde edilir.
Ve bu işlem sabah başta yapılır.
Günlük otel bilancosu, müşteriden bir günde kazanılan parayla müşteri satışlarını ayrı ayrı gösterir.
Bu işlemin yapılmasına 5 Balance (balans) denir.

Post Views: 8